En el día de hoy, veremos cómo aprovechar al máximo los datos existentes dentro de nuestra cuenta de Zoho CRM. Como sabemos, muchos datos, no es sinónimo de control y visibilidad de lo que ocurre dentro de nuestra empresa. A veces, si no somos capaces de interpretarlos de forma adecuada, puede darse, incluso, el efecto contrario. Dicho de otro modo, cuando queremos ver e interpretar lo que pasa dentro de nuestra organización, cobra mayor importancia la capacidad de interpretar los datos de los que disponemos, que poseer un mayor volumen de estos. Para ello, necesitamos tener una visión clara, rápida y visual de lo que está sucediendo en nuestro negocio. Por esta razón, presentamos 5 informes en Zoho CRM que van a arrojar luz a los datos de su empresa:
Los informes de «Pipeline» o embudo de ventas se utilizan para analizar las etapas de un ciclo de ventas. Este tipo de informes, sirven para identificar dónde hay que concentrar los esfuerzos de ventas. Trabajando más esta etapa de su ciclo de ventas va a conseguir una tasa de conversión mayor. En resumen, este informe le permiten ilustrar su ciclo, es decir, desde el primer contacto del cliente hasta la venta.
Otra herramienta de gran utilidad dentro de CRM es el informe de actividades. Gracias a él, va a poder visualizar todas las actividades con su estado y fecha de vencimiento correspondientes. Va a poder filtrar este listado según los datos que quiera o necesite ver en cada momento. Por ejemplo, podrá mostrar únicamente las actividades de un determinado propietario. Desde aquí, va a tener la posibilidad de acceder a todos los detalles asociados a cada actividad.
Para poder solucionar un determinado problema o incidencia, el primer paso es saber de su existencia. Con este tipo de informe, se pueden ver los problemas abiertos en un momento determinado. Gracias a este informe, va a poder ver, tanto problemas internos, como externos. En él, deben incluirse los campos suficientes para poder tener la toda la información necesaria. Un ejemplo de estos son: la naturaleza del problema, la persona asignada, las notas, la fecha de resolución estimada, etc.
Estas incidencias, deben solucionarse siguiendo un determinado código de resolución. De esta forma, se puede echar la vista atrás y analizar la solución dada a un determinado problema. Esto va a servir para mejorar de forma continua las soluciones utilizadas para resolver estas incidencias. Así, cada vez, va a ser posible ofrecer mejores soluciones a las incidencias más comunes.
Envío de mails o llamadas a «leads», compartir contenidos en redes sociales, etc. son ejemplos de sus tareas diarias. Todas ellas tiene un objetivo, la captación de nuevos clientes potenciales. Todos estos esfuerzos comerciales de poco van a servir si no tiene un retorno de ellos. Dicho de otra forma, es necesario ver la información de sus nuevos «leads» para analizarla y tomar decisiones acertadas. De esta forma será capaz de analizar el rendimiento de sus campañas y mantener el ritmo en todas las oportunidades.
Para conseguir el objetivo anterior, podemos generar un informe semanal sobre nuestros clientes potenciales. En él, se debe incluir toda la información sobre el «lead» que crea necesaria. Esta puede ser, actividades abiertas y cerradas, productos de interés, campaña en la que se obtuvo ese posible cliente, etc. Gracias a este informe, va a tener información para poder mejorar, en el futuro, sus actividades comerciales.
Este informe de ventas perdidas es uno de los menos deseados por parte de cualquier comercial. Sin embargo, es uno de los que más nos puede ayudar a mejorar en el futuro. Para conseguir extraer información de este informe, debe asegurarse de cerrar todas las oportunidades. Es decir, aunque un determinado negocio no prospere, debe marcarlo como perdido e incluso el porqué no se ha ganado. Así, va a poder extraer un informe mensual de oportunidades perdidas junto a las razones que le han impedido ganarlas. De esta forma, va a ver lo que ha fallado en un determinado ciclo de venta y corregirlo en futuro.
En definitiva, en nuestra cuenta de Zoho CRM, está la información comercial de nuestro negocio pero hay que saber interpretarla. Para esto, los 5 informes anteriores le van a ofrecer información valiosa, concisa y clara sobre su empresa. Es importante tener claro que cuanto más usemos estos datos mayor rendimiento le vamos a sacar nuestra cuenta de CRM .
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