Como propietario de un negocio propio, operas en tu día a día con muchas operaciones financieras, y esto se traduce en documentos de todo tipo: recibos, tickets, facturas, y otros documentos.
Interfaz de Zoho Books
No te puedes permitir gastar horas y horas en anotar manualmente cada documento financiero que se genera en tus transacciones; necesitas una solución que sea rápida y que reduzca tu carga de trabajo. Zoho te ofrece un asistente que te hará las cosas más sencillas: Zoho Books, con la característica “Documents” hará mucho más simple tu día a día.
Esta herramienta te permitirá subir tus recibos, facturas u órdenes de compras, y extraer toda la información relevante para convertirla en operaciones. ¡Se acabó el introducir datos manualmente!
Añadir facturas manualmente en Zoho Books
Los documentos, nada más subirlos a Zoho Books, son automáticamente almacenados de manera segura. Tendrás un espacio común para ver y gestionar los documentos que hayas subido.
¡Zoho Documents tiene mucho que ofrecerte!
Permite escanear tus documentos y capturar la información automáticamente, por lo que estos datos se convierten automáticamente en gastos, facturas o en órdenes de compra. Si ya has escaneado los documentos, podrás subirlos directamente, y Zoho Books extraerá automáticamente los datos.
Alternar entre el buzón de correo y el software de contabilidad para crear una factura es un trabajo que resulta tedioso. Sin embargo, Zoho Documents incorpora una propia dirección de correo electrónico, por lo que podrás enviar a este correo todas las facturas y documentos que quieras incorporar en tu contabilidad. Posteriormente, podrás darle el uso que prefieras a este documento: cambiarlo de carpeta o crear una transacción a partir de él.
Con Zoho Documents podrás asociar estos documentos (facturas, recibos, etc.) con las operaciones de tu banco, incluso, con operaciones antiguas. De este modo, tendrás justificante para los movimientos de tu banco, lo que simplificará tanto tu trabajo como el de tu contable.
Tu contable entenderá mejor las operaciones en efectivo que realices; podrás asociar a cada operación una foto del recibo o factura.
También es posible almacenar documentos relacionados con impuestos y permitir al contable que acceda a ellos. Unificar los documentos a un único sitio facilita el trabajo colaborativo.
Si se trabaja con varios proveedores, en ocasiones puede ser difícil almacenar correctamente las facturas y otros documentos para futuras consultas que nosotros queramos hacer. Sin embargo, gracias a Zoho Books, y en particular con su función Documents, podremos asociar las facturas o documentos a un contacto en particular. También, tienes la posibilidad de asociar las facturas u otros documentos con plantillas de email, planes de cuentas o con otra operación que ya exista en Zoho Documents.
Zoho Documents te permite acceder rápidamente a archivos sin tener que buscar entre montañas de papeles, o entre las decenas de correos que puedas tener en tu bandeja de entrada. Para ello, guarda tus archivos (facturas, recibos, etc.) en carpetas separadas para que, después, las puedas localizar más fácilmente: Por ejemplo, puedes crear una carpeta para contratos, otra para facturas, y otra para los recibos de tus pólizas de seguros, etc.
El usuario que sea administrador tiene el poder de establecer los permisos de acceso a las distintas carpetas para los otros usuarios de la organización.
De esta forma, si se almacenan los documentos en carpetas de manera organizada; podrás localizar fácilmente cualquier factura en cualquier momento en muy poco tiempo.
Por último, indicar que la característica Zoho Documents está disponible en todos los planes de pago y que, próximamente, estará también disponible en las versiones de prueba. Te animamos que solicites la prueba de Zoho Books desde nuestra web.
Fuente | Zoho.com
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