La conversión de leads es el proceso que ocurre cuando un posible cliente muestra un interés latente en alguno de nuestros productos o servicios. Entonces, se convierte en cliente, con una empresa asociada y una oportunidad de negocio que luego será exitosa o no. Zoho CRM tiene un gran papel en este proceso, ya que facilita tanto la gestión de los diferentes roles del proceso comercial como la conversión de los leads.
La conversión de Leads se traduce en Zoho CRM en un proceso que nos permite pasar un “posible cliente” a contacto, cuenta y, opcionalmente, la creación de un trato u oportunidad asociado. La lógica del CRM indica que la conversión ocurre cuando el lead tiene interés en adquirir un servicio o producto. Por lo tanto, cuándo surge este interés debemos acudir al CRM a la ficha del posible cliente y convertirlo en contacto. Si hacemos clic en convertir, nos permitirá crear con la información del posible cliente; un contacto y una empresa y opcionalmente un trato.
Zoho CRM cuenta con potentes herramientas de automatización, las cuales, sabiéndolas utilizar, pueden facilitar nuestros procesos. Es el caso de las Reglas de flujo de trabajo. Estas reglas nos permiten ejecutar acciones de manera automática cuando se crea y/o edita un registro, se actualiza o se elimina un campo bajo criterios determinados.
Para automatizar el proceso de conversión de posibles clientes (Leads), podemos crear una regla de flujo de trabajo de la siguiente manera.
El primer paso es hacer clic en Configuración y dirigirse al apartado de Automatización>Reglas de flujo de trabajo.
Una vez dentro de este apartado, se crea una nueva regla, seleccionando el módulo de Posibles clientes (Leads). Asignamos un nombre y una descripción coherentes (para que luego no resulte confuso averiguar qué finalidad tiene).
Posteriormente, debemos tener claro cuándo queremos que esta regla se ejecute y bajo qué condiciones. Es el momento de configurar los criterios y acciones que va a provocar el flujo.
¿Cuándo se va a desencadenar la regla? En este caso, deberemos seleccionar «al realizar una acción para el registro», y que esta acción sea «editar». De esta forma, el flujo de trabajo se desencadenará siempre que se edite la ficha de posible cliente bajo una serie de condiciones. En este caso la condición para la conversión automática es que el Estado sea: “interesado”. Es decir, que cuando se edite un contacto y el estado sea “interesado”, se ejecutará esta regla.
La acción resultante será la conversión. Por lo tanto, debemos definir la acción, en este caso «convertir».
En la siguientes opciones decidiremos si el posible cliente, se convierte en contacto, cuenta y/o trato, según la selección realizada. Y, por último, restaría guardar la regla. Se recomienda siempre realizar las pruebas oportunas para confirmar que la regla se ha configurado correctamente.
Con la utilización de reglas de flujo de trabajo podemos automatizar muchos de los procesos que realizamos en Zoho CRM. Más allá de la conversión automática de leads, se pueden conseguir otras cosas como: envío de recordatorios, emails automáticos o actualizaciones de campo.
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