En muchas ocasiones encontramos que a nuestra base de datos van a parar registros que ya se encontraban dados de alta en el sistema, generando duplicados.
Es importante mantener nuestra base de datos limpia y bien organizada, y por ello Zoho CRM cuenta con procesos de verificación que eviten este molesto problema de una forma automática.
Como referencia usaremos el campo de correo electrónico, dado que es el dato más fiable que tenemos. Entendamos que de usar otros campos, como el nombre, apellidos o empresa, es posible que haya diferencias de escritura que no permitan detectar el duplicado.
Si Zoho CRM detecta que existe un registro duplicado, el sistema alertará por email al propietario, de forma que podamos decidir como proceder.
La opción de «evitar duplicados» la encontraremos en el panel de configuración de Zoho, en el módulo dedicado a la configuración de campos.
En ciertas versiones de Zoho CRM se permite realizar una búsqueda en nuestra base de datos, de forma que nos ofrezca un listado con todos los registros duplicados encontrados con la opción de unificarlos para mantener una base de datos limpia y funcional. La opción Desduplicar contactos se puede encontrar en el menú de opciones de contactos.
¿Y si lo que queremos es evitar a toda costa los registros duplicados incluidos en el sistema?, no solo validando el email si no cualquier campo de los incluidos en el CRM y con la lógica deseada. Para ello Conpas ha creado un desarrollo a medida sobre Zoho CRM para que la introducción de registros sea totalmente limpia.
Si está interesado en conocer más sobre como Zoho CRM puede ayudarle a mantener una base de datos bien trabajada. Consúltenos.
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