Cómo configurar usuarios y permisos en Zoho CRM

En este articulo os vamos a explicar y mostrar detalladamente uno de los apartados de configuración de Zoho CRM, para que tengáis más claro su cantidad de opciones y permisos que tenemos a nuestra disposición con este CRM.

Para comenzar entraremos en nuestro CRM y una vez estemos en nuestra página de inicio podemos ver que en la barra superior , a la derecha de todo, un icono con unas herramientas, hacemos clic en él y nos sale esta ventana que vemos a continuación.

Cómo crear un nuevo usuario

Una vez en Configuración, vemos un gran abanico de menús: General, Usuarios y Control, Canales, Personalización, Automatización, etc. Nosotros nos iremos en primer lugar al menú «Usuarios», donde al hacer clic sobre el nos muestra la siguiente pantalla.

En esta pantalla se pueden ver todos los usuarios activos, crear usuarios nuevos y también nuestro propio usuario donde incluso podemos agregar nuestras redes sociales a Zoho CRM para una mayor integración, configuración horaria del usuario, la firma de correo electrónico, formato de nombre para mostrar y preferencias y por último temas para ajustar el color que más nos guste . Si hacemos clic en cualquiera de los usuarios podemos ver sus emails, roles y permisos igual que se muestra en el nuestro y también las redes sociales de tenerlas registradas.

Para crear un usuario es sumamente sencillo:

1. Nos iremos a Configuración (símbolo herramientas) > Usuarios.
2. Hacer click en «+ Usuario Nuevo» en la parte superior.
3. Cumplimentar Nombre Usuario, el Perfil que deseamos y añadir una Descripción del puesto.
4. Hacer click en «Crear» y ya tenemos el nuevo usuario listo.

Antes de dejar esta pantalla de Usuarios, si nos fijamos en la parte superior debajo de la barra de menús, podemos ver dos apartados más que son el de Grupos y Activar Usuarios.

Grupos enumera todos los grupos públicos creados para su organización. Activar Usuarios sirve para volver a activar usuarios que permanecen inactivos actualmente.

Cómo activar los permisos de usuarios en Zoho CRM

Si nos fijamos en la pantalla de Usuarios, en el margen izquierdo tenemos la opción de «Control de Seguridad», en la cual al hacer clic, nos lleva a esta pantalla por defecto que aparece sobre estas lineas, para poder administrar los «Perfiles». Los perfiles, como nos define en el propio apartado, son los permisos que le podemos proporcionar a cada uno de los usuarios que hemos creado anteriormente. Los perfiles predeterminados son el de «Administrador» y «Estándar». Los administradores pueden acceder a todo el sistema y debe haber al menos un administrador para acceder a todos los datos y funciones en su cuenta de Zoho CRM. Los usuarios estándar pueden acceder a los datos de acuerdo con los permisos (perfiles) y roles definidos en la organización.Y si entramos dentro de cada perfil, podemos modificar permisos.

Para administrar los permisos de un perfil debemos seguir los siguientes pasos:

1. Nos iremos a Configuración (símbolo herramientas) > Control de Seguridad
2. Hacer click en «Administrador» o «Estándar» según que permisos queramos modificar.
3. Analizar los distintos permisos que aparecen en pantalla y ajustar a nuestro gusto.
4. Una vez finalizado, salir y estaría listo.

NOTA: lo ideal en vez de modificar los perfiles predeterminados que son Administrador y Estándar, es que clonemos los permisos de uno de estos dos perfiles para hacer los nuestros propios. Para acceder a clonar se debe entrar como se explicó antes en el perfil que queramos copiar y a continuación arriba a la derecha tenemos el botón «Clonar».

Cómo compartir datos entre usuarios en Zoho CRM

Nos vamos nuevamente a las opciones que están en la parte superior justo debajo de la barra de menús de Zoho CRM y en este caso tenemos ahora nuevas opciones que son las siguientes: Perfiles (que la acabamos de ver), Roles, Ajuste de Uso Compartido de Datos, IP Permitidas y Usuarios del complemento de Zoho Mail. Hacemos clic a continuación en «Roles» y aparece la siguiente pantalla:

Los Roles nos permiten crear una jerarquía dentro de nuestro CRM para nuestra empresa. Los roles siempre pueden acceder a todos los registros de una jerarquía inferior. El Rol de CEO tiene acceso a toda la base de datos de la empresa. Los administradores en la jerarquía de roles no pueden ver ni editar los registros de sus subordinados si no tienen los permisos «Leer» o «Editar» para el tipo de registro. De forma predeterminada, los usuarios del mismo rol no pueden acceder a los demás datos, es necesario usar la opción «Compartir datos con pares» para habilitar el intercambio de datos entre usuarios del mismo rol.

Pasemos a la siguiente opción dentro del apartado de Control de Seguridad, los Ajustes de Uso Compartido de Datos, es decir, los permisos a gestionar dentro de los Roles que hemos explicado anteriormente y como afectará a ellos la compartición de datos propios.

En el apartado de IP Permitidas, puedes restringir las IP desde las que pueden acceder los usuarios de CRM a tu cuenta de Zoho. Una vez activada la restricción de IP, los usuarios no podrán acceder a tu cuenta desde otras ubicaciones.

Por último nos encontramos con Usuarios del Complemento de Zoho Mail, que permite a los usuarios administradores configurar los siguientes valores en el complemento de Zoho Mail.

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