Hay una pregunta que le hacemos a casi todos los directores comerciales que llegan a Conpas: ¿cuánto tiempo pasa entre que un deal se enfría y tú te enteras? La respuesta suele ser demasiado larga, y casi siempre viene acompañada de un “depende de si el comercial lo actualiza”. Ahí está el problema. No en el equipo, sino en cómo está configurado el sistema que debería darte esa información de forma automática.
La mayoría de empresas que usan Zoho CRM lo tienen instalado, pero no implantado. Y la diferencia entre esas dos cosas es exactamente la distancia que hay entre un CRM que almacena lo que el comercial decide meter y uno que te dice lo que necesitas saber antes de que tengas que preguntar.
¿Tu equipo tiene Zoho pero lo usa a medias? Hablemos.
Cuando Zoho CRM está configurado de verdad para el proceso de ventas de una empresa, el manager no tiene que perseguir actualizaciones. Abre el pipeline y ve qué oportunidades llevan días sin actividad, en qué etapa se están atascando los deals y quién del equipo tiene margen para más. Todo eso sin preguntar, sin esperar al informe del viernes y sin depender de que cada comercial haya tenido el día de actualizar el CRM.
Para el equipo comercial el cambio es igual de concreto: cada persona sabe exactamente qué tiene que hacer ese día porque el sistema se lo muestra, con qué clientes hay que hablar, qué seguimientos llevan demasiado tiempo parados y qué oportunidades necesitan un empujón antes de que se enfríen del todo.
“Cuando el CRM está bien montado, la información deja de ser algo que tienes que ir a buscar y se convierte en algo que te llega.”
Una de las funcionalidades de Zoho CRM que más impacto tiene en el día a día de los equipos que acompañamos es el WorkQueue, un panel centralizado donde cada comercial ve en una sola pantalla todo lo que tiene pendiente: tareas con fecha vencida, llamadas del día, deals que llevan tiempo parados y aprobaciones que están esperando.
Cuando se registra una llamada o se añade una nota al deal, el registro desaparece de la cola de forma automática, lo que convierte la lista en una herramienta de trabajo real y no en otro sitio donde acumular cosas pendientes.
Para el manager, el WorkQueue tiene el mismo valor pero desde otro ángulo: en lugar de ir a buscar cómo está cada comercial, lo tiene delante, y eso elimina esas conversaciones de “¿por qué este deal lleva tres semanas en la misma etapa?” que todos conocemos y que nadie disfruta.
En la mayoría de los casos que vemos, el problema no es que falten comerciales ni que el equipo trabaje poco. Lo que falla es que trabajan con información incompleta, sin visibilidad clara de su pipeline y con un CRM que no refleja cómo funciona realmente su proceso de ventas.
Si ya tenéis Zoho CRM y tienes la sensación de que no estás sacándole todo el partido, lo más probable es que no sea un problema del software, sino de cómo se implantó. Y eso, a diferencia de otros problemas, tiene solución bastante concreta
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