¿Para qué sirve una centralita virtual? ¿Necesito un proveedor de VozIP? ¿Puedo usar una centralita virtual con Zoho? Probablemente estas sean las cuestiones más repetidas entre las pequeñas y medianas empresas que se encuentran en fase de crecimiento y tienen una necesidad en el ámbito comunicativo. A continuación, te explicamos las ventajas de instalar una centralita virtual en tu negocio e integrarla con el software de Zoho para poder explotarla al máximo.
Una centralita virtual no es nada más que una centralita telefónica que funciona a través de internet. Es la evolución de las centralitas tradicionales que todos conocemos y que ya han quedado ancladas en el pasado. Este sistema permite a la empresa disponer de varias extensiones que facilitan la comunicación y las esperas en las llamadas. De igual manera, facilita tener extensiones en diferentes ubicaciones, por ejemplo para delegaciones o personal que trabaja desde su domicilio.
La gran ventaja de la centralita virtual (también llamada VoIP, voz por IP o VozIP) es que mejora la comunicación y atención al cliente, tanto desde el punto de vista del propio cliente como a nivel interno. Este punto positivo se ve aún más favorecido si se registra cada una de las llamadas en un CRM para poder hacer un seguimiento efectivo.
Aquí es donde toma partido Zoho CRM, un software especializado en ventas y marketing que permite gestionar todo el proceso de venta con el cliente. Para que te hagas una idea, con estas dos herramientas cualquier negocio podría tener controlado qué personas de su base de datos llaman, cuándo lo hacen, si se contacta con ellos, quién lo hace y durante cuanto tiempo. Por lo tanto, no se pierde de vista ninguna oportunidad ni se retrasan los tiempos pasando llamadas o tratando de averiguar quién se ocupa de hacer el seguimiento.
Si actualmente tienes instalado Zoho CRM y ya conoces las ventajas de este sistema, deberías saber que una centralita virtual es un complemento perfecto. ¿Por qué? Zoho CRM permite registrar todas las llamadas entrantes y salientes de un cliente o posible cliente, de forma que nos queda el histórico en la ficha. De igual manera, cada vez que ese lead o cliente nos llama, salta una pantalla que nos indica todos los datos para que el trabajador pueda estar al tanto de un solo vistazo de con quién va a hablar.
El proceso de integración de una centralita con Zoho es muy sencillo. Se puede hacer de dos maneras. O bien a través de un proveedor que ya tenga un conector con Zoho, o bien a través de un desarrollo a medida.
El primero de los escenarios es el ideal, ya que la propia empresa que presta los servicios ya habrá desarrollado la integración. Por lo tanto, se reducen los costes y se agiliza el proceso.
En el segundo caso, se debe tener a mano un partner con capacidad técnica para conectarse con el proveedor. Este, por su parte, deberá ponerse a disposición de Zoho para conectar la información. El proceso de integración a medida suele ser muy costoso, y estadísticamente tiene más ratio de incidencias. Por otro lado, lleva mucho más tiempo crear la conexión a medida.
Existe una amplia lista de proveedores que ya han decidido integrarse con Zoho. Sin embargo, es cierto que siempre es necesario llevar a cabo un proceso de validación y selección previo a contratar los servicios. Con esto nos referimos que un proveedor de una herramienta que se va a utilizar en el día a día y de la que depende la comunicación con los clientes debe cumplir la ‘regla de las tres B’: bueno, bonito y barato. En este caso, nos aventuramos a decir que más que bonito habría que sustituir el adjetivo por ‘operativo’. Buscamos un servicio bueno, en el sentido de que debe proporcionarnos un soporte ágil y funcionar adecuadamente. Y, por último, que sea barato, ya que estamos contratando una herramienta cuyo uso va a ser constante.
Partiendo de estas premisas, nos gustaría aportar nuestras recomendaciones de proveedores de centralita virtual que se integran con Zoho:
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