Reglas de asignación en Zoho CRM: cómo automatizar quién recibe cada lead

La velocidad con la que se atiende un lead puede marcar la diferencia entre ganar o perder una oportunidad. Para evitar que los registros se queden sin dueño o se repartan manualmente, Zoho CRM permite configurar reglas de asignación que distribuyen leads, contactos, tratos y otros registros de forma automática.

¿Qué son las reglas de asignación en Zoho CRM?

Son flujos que determinan a qué usuario o grupo se asignará un registro nuevo según criterios definidos. De esta forma, cada lead que entra desde un formulario web, una importación o la API se dirige directamente al comercial o equipo correcto.

Cómo crear una regla de asignación paso a paso

• Entra en Configuración > Automatización > Reglas de asignación.
• Haz clic en Crear regla y elige el módulo (Leads, Contactos, Tratos, etc.).
• Asigna un nombre y una descripción clara.
• Define los criterios de asignación (ejemplo: territorio = norte, producto = software).
• Selecciona el usuario o grupo que recibirá el registro.
• Guarda y activa la regla.

A partir de ese momento, cualquier lead que cumpla las condiciones se asignará automáticamente al responsable indicado.

Buenas prácticas

• Usa nombres descriptivos para no confundir reglas similares.
• Combina criterios de negocio (zona geográfica, producto, canal de entrada).
• Activa el Assignment Threshold si quieres limitar la carga de trabajo por usuario.
• Revisa periódicamente las reglas para asegurarte de que siguen alineadas con tu equipo de ventas.

Configurar reglas de asignación en Zoho CRM es una de las formas más rápidas de mejorar la atención a leads y evitar cuellos de botella. Con unos pocos clics, aseguras que cada registro llegue a la persona adecuada desde el primer momento.